会議の資料で、なぜその数字を使うのか説明できますか？

会議資料の数字には説明の根拠が必要

営業歴10年のAさんは、ある月曜朝の会議で経営陣からこう聞かれました。

「この資料、先月比15％増って書いてあるけど、なんで15％なの？」

Aさんは一瞬フリーズしました。「なんとなく、前回よりよく見える数字を選んだ」のが正直なところ。でも、それを口にする勇気はありませんでした。

資料には数値だけでなく、その出典や算出方法も残しておくと、会議で確認されたときに説明できます。

数字とともに出典・算出方法を示す

数字を並べただけでは、読み手が計算の前提を確認できない場合があります。

たとえば「目標達成率120％」「顧客満足度92点」。達成率なら目標値、満足度なら満点や回答方法を確認します。

数値を使う前に、出典や計算の前提を確認します。

経理担当のBさんは、コスト削減の提案資料に「20％削減可能」と書いて上司に提出しました。

「どうやって20%を出したの？」と聞かれ、「他社の事例を見て、なんとなく…」と答えてしまい、提案は差し戻し。他社の削減率を自社に当てはめるには、自社の費用構成や削減方法に基づく計算が必要です。

会議で使う数字には「3つの問い」を用意しよう

数字を使いこなすために、資料を作るときに、次の3点を確認します。

1. この数字はどこから来たか？（出典・算出方法）
2. なぜこの数字を選んだのか？（比較対象・基準）
3. この数字から何を言いたいのか？（結論・次に行うこと）

たとえば「売上が先月比15％増」なら、①販売管理システムの売上を集計した、②前月からの変化を確認するために比較した、③増加の要因と費用を調べ、キャンペーンを継続するか検討する、と整理できます。売上の増加だけでは、キャンペーンの効果とは断定できません。

資料を作るたびに根拠を確認する

マーケティング担当のCさんは、以前は会議で数字を使うのが苦手でした。でも「3つの問い」を意識するようにしたところ、数字の根拠を考えながら資料を作るようになり、3ヶ月後には上司から「Cさんの資料、最近わかりやすくなったね」と言われるように。

資料を作るたびに、数値の出典と計算方法を記録します。比較対象を選んだ理由や、数値からはまだ判断できないことも書いておくと、説明の範囲が明確になります。

まとめ：今日からできる数字トレーニング

• 会議資料の数字には「出典・理由・結論」の3点セットを用意する
• 目的に必要な数字を選び、出典と算出方法を添える
• 結論を出す前に、数字から言えることと追加確認が必要なことを分ける

次の会議資料では、重要な数字を1つ選び、出典・比較した理由・結論を説明する短いメモを添えてみてください。

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