育休から復職して数字の話が追えないときは、制度の変更、指標の定義、担当者の入れ替わりの3つに分けて確認します。休んでいた期間の長さだけでは、どこに追いつく必要があるかは決まりません。会議で出てくる数字が読めない原因が、知識ではなく定義の変更にあることもあります。
この記事では、指標の定義が変わっていないかを最初に確認する手順と、限られた時間で戻す順序を紹介します。以下の金額・目標の設定は、説明用に作成した架空のものです。
ブランクの中身を、制度・数字・人の3つに分ける
復職後に追いつく対象は、同じ「ブランク」でも中身が違います。制度は、社内の規程、承認の経路、使うシステムの変更です。数字は、指標の定義、集計の範囲、報告の様式です。人は、担当者の交代と、誰に聞けばよいかです。
3つは、確認にかかる時間が違います。制度は文書を読めば分かり、人は名簿と組織図で分かります。数字の定義だけは、資料を見ただけでは変更されたことが分かりません。
分け方が決まると、聞く相手も決まります。制度は人事や総務、数字は同じ指標を使っている担当者、人は上長に確認します。1人にまとめて聞くより、確認が早く終わります。
指標の定義が変わっていないかを最初に確認する
最初に見るのは、自分が以前使っていた指標の定義です。達成率、稼働率、継続率のように「率」が付く数字は、分母が変わっても見た目は変わりません。
確認するのは、分母に何を置いているか、集計の期間、対象に含める範囲、いつから変更されたかの4点です。数字そのものより先に、定義の変更日を確認します。率の基本は割合の用語解説で確認できます。
変更が見つかった場合は、変更前の値と変更後の値を1度だけ並べます。以後は変更後の定義だけを使い、両方の数字を持ち続けないようにします。
計算例：分母が変わると、達成と未達が入れ替わる
実績が900万円だったとします。期初の目標が1,000万円なら、達成率は 900÷1,000×100＝90.0％です。期中に目標が850万円へ修正されていた場合は 900÷850×100＝約105.9％になります。
分母に置いたのは目標額で、期初は1,000万円、修正後は850万円です。実績の900万円は動いていません。分母が 1,000－850＝150万円下がったことで、90.0％と約105.9％という別の数字が出ています。差は約15.9ポイントです。同じ実績でも、分母が変われば達成と未達が入れ替わります。
この計算で分かるのは、分母の違いが達成率にどれだけ出るかまでです。約105.9％という数字だけでは、期初の計画に対して結果がどうだったのかは判断できません。
過去の資料を1つ再現して、現在地を測る
定義を確認したら、復職前に自分が作っていた資料を1つ選び、いまの定義で作り直します。当時の数字と並べると、変わったのが実績なのか定義なのかを分けられます。
再現する資料は1本で足ります。複数を同時に扱うと、どの差がどこから来たのかを切り分けられません。作り直した資料には、確認した定義と変更日を添えて残します。
選ぶのは、いまも使われている資料です。廃止された様式を作り直しても、現在の定義とは突き合わせられません。様式が変わっている場合は、現在の様式のほうを写します。
限られた時間で戻す順序を決める
復職の直後に使える時間は限られます。これは能力の話ではなく、勤務時間と担当範囲から決まる条件です。戻す順序は、担当業務で毎週使う指標、月次で使う指標、それ以外、の順にします。
毎週使う指標が3つあるなら、最初の1週間はその3つの定義だけを確認します。年に1回しか使わない指標は、使う時期が来てから確認すれば足ります。全部を同時に戻す前提を置かないことが、順序を決める条件になります。
順序を書き出したら、確認の終わった指標に印を付けます。印の付いていない指標は、会議で出てきたときに定義から聞く対象です。一覧が残っていれば、途中で中断しても同じ場所から再開できます。
分からない数字の聞き方を、先に用意する
聞き方を決めておくと、会議の途中でも確認できます。「この達成率の分母は、期初の目標と修正後のどちらですか」のように、指標名と選択肢を入れて聞きます。
この数字の分母は何ですか。
集計の期間は、いつからいつまでですか。
この定義は、いつから変わっていますか。
3つとも、答える側が1行で返せる形です。会議の場で数字の前提をそろえる手順は、会議の数字のガイドにもまとめてあります。
1か月後に確認することを決めておく
復職から1か月後に見る項目を、先に書いておきます。毎週使う指標の定義を説明できること、再現した資料の差の理由を説明できること、まだ確認できていない指標の一覧があることの3つです。
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