事務仕事には、数字の力が必要です。では、どんな数字の力が必要なのでしょうか。数字苦手な人がどんな場面で、どんなシチュエーションで数字に強くならなければいけないのでしょうか。
まず、事務での仕事といっても、分野は多岐にわたります。しかし、細かい数字を扱うというのも事務仕事の特徴です。
- 領収書などの金額をパソコンに打ち込んでいく
- しっかり最終的に1円のミスも許されない電卓での計算
- アポイントの日時調整のための日付の計算や曜日の感覚
- 数字をひたすら長時間PCに入力する作業
- エクセルで数字をSUM関数などを用いて集計する作業
- 電卓で計算したあとの桁のチェック、検算
- マニュアル通りにある一定の数字を入力していく
- フォーマットに合わせて表を管理する
- データを用いて相手に伝わりやすいグラフをつくる作業
- 大きな数を間違えないように素早く読む、書く作業
数字が苦手でも事務が務まるか？
安心いただきたいのは、数字が苦手であっても、電卓やワード、エクセルなどのツールを用いることが多く特に作業自体は問題はありません。決められたルールに沿って、マニュアル通りに入力をしていくだけです。しかし、強い苦手意識がある人は数字を見るのすら嫌になってくることもあります。数字にまず見慣れる訓練が日常的に最初に必要となるでしょう。
事務の仕事は、とても丁寧に行う必要があり、「間違えないこと」が前提であることが多く、間違えたとしてもチェックをする習慣、検算をしていく習慣によって、間違いに気づける力が上司への信用などをつくっていくでしょう。
一歩先、成長していくためには、数字を見て判断できる事務になることが必要で、やはり数字の力が必須になってきます。経理や財務を管理する責任者になること、経営的な財務諸表をどう見ていくか、守りの事務の発想だけでなく、攻めの事務としての発想が必要になってきます。
それぞれのシチュエーション毎に意識して、数字に強くなれるように、数字に対する苦手意識を少しずつ克服していくとよいでしょう。
＜文／堀口智之＞