職務経歴書に書く実績を数字にするときは、量、時間、範囲、頻度の4つに分けて数え直します。売上や契約金額のような大きな数字を持っていなければ書けない、ということはありません。一方で、チーム全体の数字をそのまま自分の実績として書くこともできません。
この記事では、手元の業務から数えられる項目を取り出し、率と実数の両方で書く手順を紹介します。以下の件数・日数の設定は、説明用に作成した架空のものです。
「数字がない」ではなく「まだ数えていない」から始める
書き始めた時点で数字が出てこないのは、記録を残していなかった場合がほとんどです。日報、対応履歴、共有フォルダの更新日、依頼メールの件数は、後からでも数えられます。
数える前に、対象の期間を決めます。「直近1年」か「担当した期間の全体」かを先に決めておかないと、出した数字どうしを比べられません。
数えた結果は、書き始める前に一覧にします。項目名、数、期間、対象範囲の4つを並べておくと、応募先ごとに使う項目を選び直せます。最初から文章にすると、数字の出所が後から分からなくなります。
数えられるものを4つに分ける：量・時間・範囲・頻度
量は、処理した件数、作成した資料の本数、応対した人数です。時間は、1件あたりの所要日数、着手から完了までの日数、対応にかかった時間です。範囲は、担当した部署数、取引先数、対象の製品数です。頻度は、更新の回数、定例の実施回数、点検の周期です。
この4つで数え直すと、金額を扱わない業務でも書ける項目が出てきます。数えた項目には、期間と対象範囲を欠かさず付けます。「120件」ではなく「月あたり120件、担当は個人からの問い合わせ」と書きます。
4つのうち、時間と頻度は記録が残りにくい項目です。記録がない場合は、いま同じ作業をして所要時間を測り、その値を現在の実測として扱います。過去の値として書かないようにします。
自分の担当範囲を、全体の数字と切り分ける
チーム全体の問い合わせが月300件、そのうち自分が担当したのが120件なら、担当の割合は 120÷300×100＝40.0％です。分母の300件は、チーム全体が受けた件数です。
担当が150件へ増えた場合は 150÷300×100＝50.0％になります。40.0％から50.0％への差は10.0ポイント、件数では 150－120＝30件、率では 30÷120×100＝25％の増加です。割合の差はポイント、件数の増え方は％で表します。ポイントと％の使い分けは、割合の用語解説でも整理しています。
全体の売上や達成率を、そのまま自分の成果として書かないようにします。書けるのは、担当した範囲と、その範囲で自分が動かした部分です。
計算例：改善の前後を、率と実数の両方で書く
月の問い合わせ対応が120件、返信までの平均が2.5営業日だったとします。手順を整えた後、平均が1.5営業日になりました。
差は 2.5－1.5＝1.0日、率では（2.5－1.5）÷2.5×100＝40％の短縮です。分母の2.5日は、手順を変える前の平均です。書くときは「月120件、平均2.5営業日から1.5営業日へ（1.0日、40％の短縮）」のように、件数と期間を添えます。
平均だけでは、遅い案件が減ったのか、速い案件が増えたのかは分かりません。最も遅かった案件の日数や、3営業日を超えた件数を並べると、読み手が中身を確認できます。平均の読み方は平均値の用語解説にまとめてあります。
書けない数字は、根拠のある表現に替える
記録が残っていない業務は、数字を推測で作らず、確認できる事実へ置き換えます。
担当した12社のうち、7社で年度をまたいで契約が続いた。
新人3名の受け入れ手順を文書にし、以後の配属で使われている。
月次の集計手順を作成し、担当交代の後も同じ手順で運用されている。
件数が小さくても、対象と期間が書いてあれば確認できる記述になります。「大幅に改善」「多数の案件を担当」のような書き方は、前提を聞かれたときに答えられません。
数を出せない場合でも、対象と期間は書けます。「複数社を担当」ではなく「2年間、12社を担当」と書けば、成果の数字を伴わなくても範囲が伝わります。
面接で前提を聞かれたときの答え方
数字を書いた項目は、分母、期間、自分の担当範囲、同時に変わった条件の4つを聞かれる前提で用意します。平均が縮んだ時期に人員が増えていたなら、その事実も併せて説明します。条件を伏せた説明は、後から食い違いが出ます。
同時に変わった条件を自分から言えると、数字の扱い方そのものを説明できます。増員があった、対象の範囲が変わった、使うシステムを入れ替えた、といった事実を1行ずつ用意しておきます。
率と実数を両方そろえて書く練習を、手を動かして試したい場合は、数字トレーニングの体験セミナーがあります。参加に費用はかからず、一回の参加人数は多くありません。開催日は体験セミナーの日程で確認できます。扱うのは数字の出し方と書き方までで、職務経歴書の添削や、応募先ごとの書き分けの助言は含みません。
大人の数トレ教室
「数字が苦手」は、大人になってからでも変えられます
数字が苦手な社会人のためのトレーニング教室。2010年創業・累計20,000人以上が受講。
日本経済新聞・朝日新聞・PRESIDENTなどメディア掲載多数。まずは無料の体験セミナーから。
あなたの悩みから読む
部下や社員の数字力でお困りの方（人事・管理職）は 企業向けの数字力研修（和から） をご覧ください。